Microsoft Teams est un outil puissant pour la collaboration, mais il est important de comprendre comment la gestion des fichiers impacte les quotas de stockage. Les fichiers envoyés via Teams sont stockés dans différents emplacements en fonction de leur type, ce qui peut rapidement consommer l’espace de stockage disponible pour chaque utilisateur. Voici ce que vous devez savoir pour optimiser votre utilisation.

Les types de fichiers dans Microsoft Teams

Dans Teams, les fichiers sont envoyés principalement de deux façons :

1. Fichiers dans les conversations directes : échanges entre deux utilisateurs ou plus.
2. Fichiers partagés dans les canaux d’une équipe : échanges au sein d’une équipe, organisés par canaux.

Gestion des fichiers dans les conversations directes

Lorsque vous partagez des fichiers dans une conversation directe avec un autre utilisateur, ces fichiers sont automatiquement stockés dans votre OneDrive, plus précisément dans le répertoire « Fichiers de conversation Microsoft Teams ». L’espace de stockage disponible pour ces fichiers est directement lié au quota de votre compte OneDrive.

Pour les utilisateurs disposant de licences avec des quotas limités, tels que les licences F1 avec un quota de 2 à 3 Go, il est crucial de surveiller et de gérer régulièrement cet espace. Pour libérer de l’espace facilement, il est recommandé de connecter votre OneDrive à l’explorateur Windows. Cela vous permet de trier et de supprimer les fichiers anciens ou volumineux directement à partir de votre poste de travail.

Gestion des fichiers partagés dans les canaux d’équipe

Les fichiers partagés au sein d’un canal d’équipe dans Microsoft Teams sont stockés dans un site SharePoint associé à l’équipe. Chaque équipe correspond à un site SharePoint créé automatiquement lors de la création de l’équipe, et chaque canal au sein de cette équipe correspond à un répertoire spécifique dans la bibliothèque de documents de SharePoint.

Pour gérer ces fichiers, vous pouvez accéder au site SharePoint via l’icône Teams ou directement depuis la console SharePoint. Vous y trouverez tous les documents partagés, organisés par répertoire correspondant aux canaux. Supprimer les fichiers anciens ou volumineux ici permet également de libérer de l’espace pour l’équipe.